Bestellungen und Anfragen
Kunde, Artikel und Mengen werden gegen die Stammdaten zugeordnet. Eindeutige Aufträge gehen direkt ins ERP. Aus Anfragen entsteht ein Angebotsentwurf mit zugeordneten Artikeln.
BestellungAnfrageAngebotsentwurf
OrderAI · KI-Belegerfassung
Ihre Kunden bestellen weiter per Mail. Ihr ERP bekommt trotzdem einen sauberen Auftrag.
OrderAI liest Bestellungen, Anfragen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen aus Mail, PDF und Excel. Die Plattform ordnet Kunden, Artikel und Mengen Ihren Stammdaten zu und übergibt den geprüften Vorgang an das ERP. Verkauf, Einkauf und Buchhaltung arbeiten auf derselben Instanz.
OrderAI-Test an Ihren Belegen kostenlosOn-Premise oder deutsche CloudISO 27001
Verfahren
Nicht schneller tippen. Nicht mehr tippen.
OrderAI ist kein Texterkenner mit angeschlossenem Formular.
Das System erkennt je Beleg die Belegart, zieht Kopf und Positionen heraus, ordnet sie Ihren Kunden, Lieferanten und Artikeln zu und bewertet dabei jede einzelne Position. Die KI liest. Ob ein Vorgang durchläuft, entscheiden Ihre Stammdaten und nachvollziehbare Prüfregeln. Erst wenn alles zusammenpasst, geht der Vorgang ins ERP. Sonst geht er in die Prüfung, mit Begründung.
Belegarten
Fünf Belegarten, eine Plattform.
Verkauf, Einkauf und Buchhaltung arbeiten auf derselben Instanz. Sie starten mit einer Belegart, die weiteren kommen auf derselben Installation dazu.
02
Einkauf
Auftragsbestätigungen und Lieferscheine
Abgleich gegen die eigene Bestellung: Menge, Preis, Termin, Artikel. Nur Abweichungen landen bei einem Menschen, mit Begründung. Der Wareneingang ist vorbereitet.
AuftragsbestätigungLieferschein
03
Buchhaltung
Eingangsrechnungen
Abgleich gegen Bestellung und Lieferschein. Was zusammenpasst, geht mit Buchungsvorschlag ins ERP. Was abweicht, liegt mit Grund in der Prüfung.
RechnungBuchungsvorschlag
04
Alle Abteilungen
Ein Arbeitsvorrat
Alle Vorgänge mit Belegart, Status und Termin in einer Liste. In der Prüfung steht nur, was offen ist, jeweils mit Grund.
ArbeitsvorratFilterPrüfgründe
- 1
Bestellungen und Anfragen
Verkauf: Kunde, Artikel und Mengen werden gegen die Stammdaten zugeordnet. Eindeutige Aufträge gehen direkt ins ERP. Aus Anfragen entsteht ein Angebotsentwurf mit zugeordneten Artikeln.
- 2
Auftragsbestätigungen und Lieferscheine
Einkauf: Abgleich gegen die eigene Bestellung: Menge, Preis, Termin, Artikel. Nur Abweichungen landen bei einem Menschen, mit Begründung. Der Wareneingang ist vorbereitet.
- 3
Eingangsrechnungen
Buchhaltung: Abgleich gegen Bestellung und Lieferschein. Was zusammenpasst, geht mit Buchungsvorschlag ins ERP. Was abweicht, liegt mit Grund in der Prüfung.
- 4
Ein Arbeitsvorrat
Alle Abteilungen: Alle Vorgänge mit Belegart, Status und Termin in einer Liste. In der Prüfung steht nur, was offen ist, jeweils mit Grund.
OrderAI in der täglichen Arbeit.
Drei Ansichten aus dem laufenden Betrieb: der Arbeitsvorrat, die Prüfung eines Belegs gegen das Quelldokument und die Auswertung.
OrderAI · Bestellungen
Alle eingegangenen Bestellungen in einer Liste, sortiert nach Status. Was die KI sicher zuordnen konnte, ist abgeschlossen. Nur Vorgänge mit offenen Fragen, etwa ein mehrdeutiger Artikel, landen in der Prüfung.
Screenshot 1 von 3: Arbeitsvorrat
Funktionsumfang
Entscheidend wird es, wenn ein Beleg nicht eindeutig ist.
Belege lesen können viele. Interessant wird es, wenn die Artikelnummer fehlt, der Kunde eigene Bezeichnungen nutzt oder die Menge in einer anderen Einheit steht. Alle Funktionen im Detail stehen auf orderai.dev.
01
ab Werk
Lernt aus Korrekturen
Was Ihr Team in der Prüfung korrigiert, wendet OrderAI beim nächsten Beleg von selbst an. Die Zuordnung wird mit jeder Bestellung besser, ohne dass jemand Regeln pflegt.
PrüfungZuordnungStammdaten
02
ab Werk
Findet den Artikel, nicht nur die Nummer
Zuordnung über Bezeichnung und inhaltliche Ähnlichkeit, mit einstellbarer Schwelle. Kundeneigene Nummernkreise werden Ihren Artikeln zugeordnet.
ÄhnlichkeitKundenartikelnummernSynonyme
03
ab Werk
Bewertet jede Position einzeln
Kopf und jede Position bekommen eine eigene Sicherheitsbewertung. Was eindeutig ist, läuft durch. Nur der Rest landet in der Prüfung, mit Begründung.
SicherheitsbewertungSchwellenPrüfung
04
ab Werk
Jeder Schritt bleibt nachvollziehbar
Zu jedem Vorgang steht, welcher Schritt was entschieden hat, wie lange er gebraucht hat und welche Alternativen verworfen wurden. Änderungen mit Feld, altem Wert, Person und Zeitpunkt.
ProtokollÄnderungsverlauf
05
ab Werk
Regelwerk einsehbar, Änderungen protokolliert
Welche Prüf- und Anreicherungsschritte laufen und in welcher Reihenfolge, ist jederzeit offen einsehbar. Die Konfiguration pflegt Pulsar. Unkritische Einstellungen wie Zuordnungstabellen passen Sie selbst an. Jede Änderung steht im Audit-Protokoll.
PrüfschritteAudit-ProtokollRegressionsprüfung
06
ab Werk
On-Premise oder Cloud in Deutschland
OrderAI läuft On-Premise in Ihrer Infrastruktur oder in der Cloud auf deutschen Servern, jeweils als eigene Instanz. Welches Sprachmodell arbeitet und wer welche Handlung ausführen darf, ist einstellbar.
On-Premisedeutsche CloudRechte
- 1
Lernt aus Korrekturen
ab Werk: Was Ihr Team in der Prüfung korrigiert, wendet OrderAI beim nächsten Beleg von selbst an. Die Zuordnung wird mit jeder Bestellung besser, ohne dass jemand Regeln pflegt.
- 2
Findet den Artikel, nicht nur die Nummer
ab Werk: Zuordnung über Bezeichnung und inhaltliche Ähnlichkeit, mit einstellbarer Schwelle. Kundeneigene Nummernkreise werden Ihren Artikeln zugeordnet.
- 3
Bewertet jede Position einzeln
ab Werk: Kopf und jede Position bekommen eine eigene Sicherheitsbewertung. Was eindeutig ist, läuft durch. Nur der Rest landet in der Prüfung, mit Begründung.
- 4
Jeder Schritt bleibt nachvollziehbar
ab Werk: Zu jedem Vorgang steht, welcher Schritt was entschieden hat, wie lange er gebraucht hat und welche Alternativen verworfen wurden. Änderungen mit Feld, altem Wert, Person und Zeitpunkt.
- 5
Regelwerk einsehbar, Änderungen protokolliert
ab Werk: Welche Prüf- und Anreicherungsschritte laufen und in welcher Reihenfolge, ist jederzeit offen einsehbar. Die Konfiguration pflegt Pulsar. Unkritische Einstellungen wie Zuordnungstabellen passen Sie selbst an. Jede Änderung steht im Audit-Protokoll.
- 6
On-Premise oder Cloud in Deutschland
ab Werk: OrderAI läuft On-Premise in Ihrer Infrastruktur oder in der Cloud auf deutschen Servern, jeweils als eigene Instanz. Welches Sprachmodell arbeitet und wer welche Handlung ausführen darf, ist einstellbar.
Im Betrieb
Bestellungen aus dem Postfach direkt in SAP.
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Wirtschaftlichkeit
Was Handarbeit im Auftragseingang kostet.
Eine Überschlagsrechnung mit Ihren eigenen Zahlen, keine Messung.
Ihre Zahlen
600
Bestellungen, Angebote, Lieferscheine, Rechnungen: alles, was heute manuell erfasst wird.
8 Min
Vom Öffnen der Mail bis zur fertigen Buchung im ERP.
45 €
Personalkosten inkl. Nebenkosten der Sachbearbeitung.
Unsere Annahme, von Ihnen einstellbar
80 %
Zweifelsfälle gehen weiter an Ihr Team. In Projekten kalkulieren wir konservativ und legen die Annahme offen.
Ihr Einsparpotenzial
34.600 €
pro Jahr an freigesetzter Arbeitszeit
768 h
Stunden pro Jahr
64 h
Stunden pro Monat
Überschlagsrechnung auf Basis Ihrer Eingaben, ohne Lizenz- und Einführungskosten. Was bei Ihrem Belegmix realistisch ist, rechnen wir im Erstgespräch mit echten Belegen durch.
Mit echten Zahlen rechnenTestablauf
Erst an echten Belegen zeigen, dann entscheiden.
Zwei Wochen, kein Vertrag, keine Kosten. Ohne ERP-Integration und ohne Eingriff in laufende Prozesse.
01
Muster
Woche 0
20 bis 25 echte Belege mit Anhängen, dazu ein Stammdaten-Export aus dem ERP.
BelegeStammdaten
02
Auswertung
Woche 1–2
Wir lassen die Belege durch OrderAI laufen und zeigen je Beleg, was durchläuft und wo es hakt. Am Ende steht ein Festpreisangebot für die Einführung.
Ergebnis je BelegFestpreisangebot
03
Entscheidung
Woche 3
Vertrag und Kick-off. Regelwerk und ERP-Übergabe werden gemeinsam festgelegt.
VertragKick-off
04
Integration
Woche 6–8
Rund 8 Projekttage je Prozess, remote. Start im Prüfmodus, dann Produktivstart.
PrüfmodusProduktivstart
OrderAI-Test
Zwei Wochen, Ihre eigenen Belege, ein ehrliches Ergebnis.
Kostenlos, auf 20 bis 25 Ihrer echten Belege. Nicht enthalten sind ERP-Anbindung, Postfach-Integration und Produktivbetrieb.
- 1
Muster
Woche 0: 20 bis 25 echte Belege mit Anhängen, dazu ein Stammdaten-Export aus dem ERP.
- 2
Auswertung
Woche 1–2: Wir lassen die Belege durch OrderAI laufen und zeigen je Beleg, was durchläuft und wo es hakt. Am Ende steht ein Festpreisangebot für die Einführung.
- 3
Entscheidung
Woche 3: Vertrag und Kick-off. Regelwerk und ERP-Übergabe werden gemeinsam festgelegt.
- 4
Integration
Woche 6–8: Rund 8 Projekttage je Prozess, remote. Start im Prüfmodus, dann Produktivstart.
Mehr auf orderai.dev
OrderAI im Detail.
Auf der Produktseite orderai.dev finden Sie Verfahren, Funktionen, ERP-Anbindung und Vergleiche ausführlich beschrieben.
01
ERP
ERP-Anbindung und Betrieb
Wie geprüfte Aufträge in Ihr ERP kommen, welche Systeme angebunden sind und wie der Betrieb aussieht.
SAPDynamics 365Dynamics AXproALPHA
ERP-Anbindung ansehen
02
Verfahren
So funktioniert es
Die fünf Schritte vom Posteingang bis zum geprüften Auftrag, mit Begründung für jeden Fall, der zur Prüfung geht.
EingangVerstehenZuordnenPrüfenÜbergabe
Verfahren ansehen
03
Funktionen
Funktionsumfang
Alle Funktionen im Überblick, von der Belegprüfung über Steuerung und Pflege bis zu Betrieb und Sicherheit.
ArbeitsvorratBelegprüfungProtokoll
Funktionen ansehen
04
Vergleich
Im Vergleich
Wie sich OrderAI von anderen Anbietern unterscheidet. Vergleiche mit Workist und BLP Digital auf orderai.dev.
WorkistBLP Digital
OrderAI vs. Workist
- 1
ERP-Anbindung und Betrieb
ERP: Wie geprüfte Aufträge in Ihr ERP kommen, welche Systeme angebunden sind und wie der Betrieb aussieht.
- 2
So funktioniert es
Verfahren: Die fünf Schritte vom Posteingang bis zum geprüften Auftrag, mit Begründung für jeden Fall, der zur Prüfung geht.
- 3
Funktionsumfang
Funktionen: Alle Funktionen im Überblick, von der Belegprüfung über Steuerung und Pflege bis zu Betrieb und Sicherheit.
- 4
Im Vergleich
Vergleich: Wie sich OrderAI von anderen Anbietern unterscheidet. Vergleiche mit Workist und BLP Digital auf orderai.dev.
Häufige Fragen
Was vor dem Gespräch meistens gefragt wird.
Festpreis, Datenhoheit, KI-Modelle, Zusammenarbeit: die Antworten, die Sie vorher wissen wollen. Filtern Sie nach Thema oder fragen Sie uns direkt.
Nichts. Sie stellen 20 bis 25 echte Belege und einen Stammdaten-Export bereit, wir zeigen das Ergebnis je Beleg. Ohne Vertrag. Am Ende bekommen Sie ein Festpreisangebot für die Einführung.
Nein. E-Mail, PDF und Excel bleiben wie sie sind. Die Übersetzung passiert bei Ihnen, nicht beim Kunden.
Nein. Für den Test genügen 20 bis 25 echte Belege und ein Stammdaten-Export. Ihr ERP wird dabei nicht angefasst.
Sie gehen in die Prüfung, mit Angabe des Grundes. Nichts wird ungeprüft gebucht.
Nein. Die KI liest den Beleg aus. Ob ein Vorgang durchläuft, entscheiden Ihre Stammdaten und nachvollziehbare Prüfregeln. Jeder Schritt steht im Protokoll.
Angebunden sind unter anderem SAP S/4HANA, SAP ERP und SAP Business One, Microsoft Dynamics 365 Business Central, NAV und AX, proALPHA, abas, Infor, Sage und Oracle NetSuite. Weitere Systeme werden per API, XML, CSV oder EDI angeschlossen.
Entweder On-Premise in Ihrer eigenen Infrastruktur oder in der Cloud auf deutschen Servern. Jeder Kunde erhält eine eigene Instanz. Welches Sprachmodell zum Einsatz kommt, ist einstellbar.
Die Konfiguration der Pipeline pflegt Pulsar. Unkritische Einstellungen wie Zuordnungstabellen passen Sie selbst an. Jede Änderung ist im Audit-Protokoll nachvollziehbar.
Der Test an Ihren Belegen dauert zwei Wochen. Nach der Entscheidung folgen rund 8 Projekttage je Prozess, dann der Start im Prüfmodus und der Produktivstart.
Ja, als Projektleistung. Ihre Hauslogik läuft als eigener Schritt mit, ohne dass das Produkt verändert wird.
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Noch offen?
Fragen, die hier nicht stehen, klären wir im Gespräch.
- 1
Was kostet der OrderAI-Test?
Nichts. Sie stellen 20 bis 25 echte Belege und einen Stammdaten-Export bereit, wir zeigen das Ergebnis je Beleg. Ohne Vertrag. Am Ende bekommen Sie ein Festpreisangebot für die Einführung.
- 2
Müssen unsere Kunden etwas an ihrem Bestellprozess ändern?
Nein. E-Mail, PDF und Excel bleiben wie sie sind. Die Übersetzung passiert bei Ihnen, nicht beim Kunden.
- 3
Brauchen wir für den Test eine ERP-Integration?
Nein. Für den Test genügen 20 bis 25 echte Belege und ein Stammdaten-Export. Ihr ERP wird dabei nicht angefasst.
- 4
Was passiert mit unsicheren Positionen?
Sie gehen in die Prüfung, mit Angabe des Grundes. Nichts wird ungeprüft gebucht.
- 5
Entscheidet die KI, was ins ERP geschrieben wird?
Nein. Die KI liest den Beleg aus. Ob ein Vorgang durchläuft, entscheiden Ihre Stammdaten und nachvollziehbare Prüfregeln. Jeder Schritt steht im Protokoll.
- 6
Mit welchen ERP-Systemen arbeitet OrderAI?
Angebunden sind unter anderem SAP S/4HANA, SAP ERP und SAP Business One, Microsoft Dynamics 365 Business Central, NAV und AX, proALPHA, abas, Infor, Sage und Oracle NetSuite. Weitere Systeme werden per API, XML, CSV oder EDI angeschlossen.
- 7
Wo werden unsere Daten verarbeitet?
Entweder On-Premise in Ihrer eigenen Infrastruktur oder in der Cloud auf deutschen Servern. Jeder Kunde erhält eine eigene Instanz. Welches Sprachmodell zum Einsatz kommt, ist einstellbar.
- 8
Können wir das Regelwerk selbst ändern?
Die Konfiguration der Pipeline pflegt Pulsar. Unkritische Einstellungen wie Zuordnungstabellen passen Sie selbst an. Jede Änderung ist im Audit-Protokoll nachvollziehbar.
- 9
Wie lange dauert die Einführung?
Der Test an Ihren Belegen dauert zwei Wochen. Nach der Entscheidung folgen rund 8 Projekttage je Prozess, dann der Start im Prüfmodus und der Produktivstart.
- 10
Können wir eigene Verarbeitungsschritte einhängen?
Ja, als Projektleistung. Ihre Hauslogik läuft als eigener Schritt mit, ohne dass das Produkt verändert wird.
Gespräch buchen
An eigenen Belegen testen.
Sie geben uns 20 bis 25 echte Belege und einen Stammdaten-Export. Wir zeigen Ihnen je Beleg, was durchläuft und wo es hakt. Zwei Wochen, ohne Vertrag und ohne Kosten.
Was Sie erwartet
1
Wir sehen uns Ihre Belege an
Sie schicken einen Ausschnitt, wir sagen Ihnen, was daran eindeutig ist und was nicht.
2
Sie bekommen eine Auswertung
Zahlen zu Ihren eigenen Belegen, keine Produktpräsentation.
Meeting-Typ
30 Min · Video-Call
Kennenlerngespräch mit unserem Senior Sales Manager
JB
Justus Böhlke
Senior Sales Manager
Mo·
Di·
Mi·
Do·
Fr·
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Unverbindlich · kein Ticket-System · Antwort typischerweise innerhalb von 4 Stunden
- 1
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- 2
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