Klassifizierung
Eingehende E-Mails und Anhänge werden automatisch analysiert und klassifiziert, um Inhalt und Zweck präzise zu erkennen.
GPT Vision
Referenz · Energie · KI-Bestellverarbeitung
KI-Automatisierung des Bestelleingangsprozesses
Kunde: Tyczka Energy GmbH
Gemeinsam mit Tyczka Energy haben wir die Verarbeitung eingehender Kunden-E-Mails durch eine KI-basierte Lösung automatisiert, von der Datenerkennung über die SAP-Integration bis zur Ablage in ELO. Das System analysiert unstrukturierte Inhalte wie Bestellmengen oder PDF-Anhänge, extrahiert relevante Informationen und übergibt sie automatisch an das ERP-System.
Ergebnis
Was die Automatisierung gebracht hat.
Zahlen aus dem laufenden Betrieb, nicht aus dem Pitch. Die Basis dahinter steckt heute in unserem Produkt OrderAI.
500+pro Monat
Bestellungen automatisch verarbeitet
Vom Postfach bis ins SAP, ohne dass jemand tippt. Stabil auch bei wachsendem Volumen.
4+Stunden pro Tag
Zeit zurück im Team
Zwei Mitarbeitende gewinnen täglich mehrere Stunden für Beratung und Sonderfälle statt Datenpflege.
24/7Belegannahme
kein Backlog am Montagmorgen
Bestellungen laufen auch nachts und am Wochenende durch, strukturiert und ohne Übertragungsfehler ins SAP.
880+Stunden pro Jahr
mehr Zeit für Kundenpflege und Vertrieb
Hochgerechnet aus 4+ Stunden pro Tag bei 220 Arbeitstagen: Zeit, die in Beratung, Kundenpflege und Upselling fließt statt in Datenerfassung.
Ein Blick in die Anwendung
Erkannte Werte lassen sich vor der SAP-Übergabe per Klick korrigieren. Alle Daten in der Abbildung sind anonymisiert.
Alle Vorgänge im Überblick
Was automatisch durchlief, was in Prüfung ist, wo der älteste offene Fall wartet. Alle Daten in der Abbildung sind anonymisiert.
Ausgangslage
Vom Postfach zur smarten Prozesskette.
Unstrukturierte Anfragen, manuelle SAP-Pflege.
Bestellungen erreichten Tyczka Energy als unstrukturierte Kunden-E-Mails mit PDF-Anhängen, ohne Standardisierung bei der Erfassung. Die Daten mussten zeitaufwendig und fehleranfällig von Hand ins SAP-System übertragen werden, mit hohem personellem Aufwand in der täglichen Bearbeitung.
Umsetzung
Die Lösung in sechs Bausteinen
Modular entwickelt, schrittweise eingeführt und über einen Workflow zu einer durchgängigen Prozesskette verbunden.
02
Schritt 02
Datenextraktion
Relevante Informationen aus E-Mail-Texten, Dokumenten und Bildern werden erkannt, interpretiert und extrahiert, auch aus PDF-Anhängen.
OCRNLP
03
Schritt 03
Transformation
Die KI übersetzt unstrukturierte Inhalte in strukturierte Datensätze, die automatisch in XML-Dateien umgewandelt werden.
XMLStrukturierung
04
Schritt 04
SAP-Integration
Die aufbereiteten Daten gehen direkt ins SAP-System. Workflows orchestrieren den gesamten Prozess ohne manuelles Eingreifen.
ERPWorkflows
05
Schritt 05
Review und Betrieb
Unsichere Fälle landen mit Konfidenzwerten in einer Review-Oberfläche. Das System läuft stabil im Alltag und wächst mit dem Volumen.
KonfidenzMensch
06
Schritt 06
Ablage in ELO
E-Mail, Anhänge und der fertige Auftrag werden abschließend automatisch im Dokumentenmanagementsystem ELO abgelegt, zentral auffindbar für alle Folgeprozesse.
ELODMSArchiv
Das Produkt dahinter
OrderAI macht daraus ein fertiges Produkt.
Was bei Tyczka als Projekt entstand, ist heute einsatzbereit: KI-Erkennung, kundenspezifisches Regelwerk, Review-Inbox und ERP-Anbindung, auch für mehrere Systeme parallel.
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Klassifizierung
Schritt 01: Eingehende E-Mails und Anhänge werden automatisch analysiert und klassifiziert, um Inhalt und Zweck präzise zu erkennen.
- 2
Datenextraktion
Schritt 02: Relevante Informationen aus E-Mail-Texten, Dokumenten und Bildern werden erkannt, interpretiert und extrahiert, auch aus PDF-Anhängen.
- 3
Transformation
Schritt 03: Die KI übersetzt unstrukturierte Inhalte in strukturierte Datensätze, die automatisch in XML-Dateien umgewandelt werden.
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SAP-Integration
Schritt 04: Die aufbereiteten Daten gehen direkt ins SAP-System. Workflows orchestrieren den gesamten Prozess ohne manuelles Eingreifen.
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Review und Betrieb
Schritt 05: Unsichere Fälle landen mit Konfidenzwerten in einer Review-Oberfläche. Das System läuft stabil im Alltag und wächst mit dem Volumen.
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Ablage in ELO
Schritt 06: E-Mail, Anhänge und der fertige Auftrag werden abschließend automatisch im Dokumentenmanagementsystem ELO abgelegt, zentral auffindbar für alle Folgeprozesse.
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Sprechen wir über Ihren Belegeingang.
In 30 Minuten zeigen wir die Erkennung an echten Belegen und klären, was bei Ihnen möglich ist.
Was Sie erwartet
1
Demo an echten Belegen
Wir zeigen die Erkennung live, gern an Ihren eigenen Bestellungen oder Rechnungen.
2
Potenzial-Einschätzung
Belegvolumen, Systeme, Automatisierungsgrad: Wir rechnen durch, was bei Ihnen realistisch ist.
3
Pilot-Vorschlag
Eine klar abgegrenzte Belegstrecke zum Festpreis, mit konkretem Zeitplan.
Meeting-Typ
30 Min · Video-Call
Kennenlerngespräch mit unserem Sales Manager
JB
Justus Böhlke
Senior Sales Manager
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Di·
Mi·
Do·
Fr·
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