Ihr Innendienst prüft. |Statt abzutippen.|Bestellungen kommen per E-Mail, PDF, Excel, Telefon und Shop. OrderAI liest sie und ordnet Kunde, Artikel und Mengen gegen Ihre Stammdaten zu. Eindeutige Aufträge gehen direkt ins ERP. Was unklar ist, landet vorgeprüft beim Menschen.
Lösung · Auftragseingang & Innendienst

Ihr Innendienst prüft. Statt abzutippen.

Bestellungen kommen per E-Mail, PDF, Excel, Telefon und Shop. OrderAI liest sie und ordnet Kunde, Artikel und Mengen gegen Ihre Stammdaten zu. Eindeutige Aufträge gehen direkt ins ERP. Was unklar ist, landet vorgeprüft beim Menschen.

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Vier Sätze, die wir im Innendienst hören.Die meisten Projekte im Auftragseingang beginnen mit einem dieser vier Sätze. Jeder hat einen eigenen ersten Schritt.
Kommt Ihnen das bekannt vor?

Vier Sätze, die wir im Innendienst hören.

Die meisten Projekte im Auftragseingang beginnen mit einem dieser vier Sätze. Jeder hat einen eigenen ersten Schritt.

Stammdaten

„Kunden bestellen mit ihren eigenen Artikelnummern.“

Welcher Artikel gemeint ist, wissen nur wenige Kolleginnen und Kollegen. Fehlen sie, stockt der Auftragseingang.

KundenartikelnummernFreitextArtikelstamm
Zuordnung testen
Anfragen

„Standardanfragen zu Lieferzeit und Status blockieren den Innendienst.“

Lieferzeit, Status, Verfügbarkeit: Die Antworten stehen im ERP, trotzdem sucht sie jemand im Innendienst heraus.

LieferzeitAuftragsstatusVerfügbarkeit
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Wachstum

„Wir wollen wachsen, ohne mehr Leute einzustellen.“

Mehr Umsatz heißt mehr Belege und Rückfragen. Neue Stellen im Innendienst sind schwer zu besetzen.

KapazitätZeit je VorgangWirtschaftlichkeit
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  1. Wir tippen jeden Tag Bestellungen ab.

    Bestellungen kommen per Mail, als PDF oder Excel und werden von Hand ins ERP übertragen. Das kostet Zeit und erzeugt Fehler.

  2. Kunden bestellen mit ihren eigenen Artikelnummern.

    Welcher Artikel gemeint ist, wissen nur wenige Kolleginnen und Kollegen. Fehlen sie, stockt der Auftragseingang.

  3. Standardanfragen zu Lieferzeit und Status blockieren den Innendienst.

    Lieferzeit, Status, Verfügbarkeit: Die Antworten stehen im ERP, trotzdem sucht sie jemand im Innendienst heraus.

  4. Wir wollen wachsen, ohne mehr Leute einzustellen.

    Mehr Umsatz heißt mehr Belege und Rückfragen. Neue Stellen im Innendienst sind schwer zu besetzen.

Drei Kanäle, ein Auftragseingang.Alle drei Wege enden im selben ERP, auf denselben Stammdaten.
Das Zielbild

Drei Kanäle, ein Auftragseingang.

Alle drei Wege enden im selben ERP, auf denselben Stammdaten.

  • E-Mail und PDF: OrderAI liest die Bestellung und übergibt eindeutige Aufträge an das ERP.
  • Shop und Portal: Kunden bestellen selbst, mit ihren Preisen aus dem ERP.
  • Telefon: bleibt beim Menschen, für Beratung und Sonderfälle.

Mehr dazu: OrderAI im Detail und Self-Service: Shops & Portale.

So läuft ein Beleg durch

Lesen, zuordnen, prüfen, übergeben.

Was eindeutig ist, geht ins ERP. Was unklar ist, landet mit Begründung im Arbeitsvorrat des Innendiensts. Drei Ansichten aus dem laufenden Betrieb.

Bestellliste in OrderAI mit Statusfiltern und Prüfhinweisen je Vorgang

Alle eingegangenen Bestellungen in einer Liste, sortiert nach Status. Was die KI sicher zuordnen konnte, ist abgeschlossen. Nur Vorgänge mit offenen Fragen, etwa ein mehrdeutiger Artikel, landen in der Prüfung.

Screenshot 1 von 3: Arbeitsvorrat
Kennzahlen statt Versprechen.Wir messen den Ausgangswert im Test und danach jeden Monat. Keine Quoten, die wir nicht belegen können.
Woran wir messen

Kennzahlen statt Versprechen.

Wir messen den Ausgangswert im Test und danach jeden Monat. Keine Quoten, die wir nicht belegen können.
Kennzahl

Minuten je Beleg

Vorher im Test gemessen, danach im monatlichen Bericht.

Kennzahl

Anteil ohne Eingriff

Wie viele Belege je Belegart ohne Korrektur ins ERP gehen.

Kennzahl

Antwortzeit

Wie schnell Ihr Innendienst Kundenanfragen beantwortet.

Kennzahl

Preisabweichungen

Was das Regelwerk abfängt, bevor ein Auftrag ins ERP geht.

In Entwicklung
Das Innendienst-Cockpit: alle Eingänge in einer Arbeitsliste.
OrderAI ist der erste Baustein. Als Nächstes erkennt das Cockpit auch Statusfragen, Anfragen und Reklamationen, verknüpft sie mit Kunde und Auftrag und legt Antwortentwürfe aus dem ERP bereit. Ein Mensch gibt frei.
Über die Roadmap sprechen Feature Cards: Zusammenarbeitsmodell

  1. Minuten je Beleg

    Kennzahl: Vorher im Test gemessen, danach im monatlichen Bericht.

  2. Anteil ohne Eingriff

    Kennzahl: Wie viele Belege je Belegart ohne Korrektur ins ERP gehen.

  3. Antwortzeit

    Kennzahl: Wie schnell Ihr Innendienst Kundenanfragen beantwortet.

  4. Preisabweichungen

    Kennzahl: Was das Regelwerk abfängt, bevor ein Auftrag ins ERP geht.

Zwei Wochen bis zur ersten Zahl.Zwei Wochen bis zur ersten Zahl.
So gehen wir vor

Zwei Wochen bis zur ersten Zahl.

Belege und Stammdaten
Woche 1

Sie schicken 20 bis 25 echte Belege und einen Export von Artikel- und Kundenstamm. Wir richten OrderAI darauf ein. Ihr Beitrag: Belege und Export, ein Auftaktgespräch von einer Stunde.

Verarbeitung und Messung
Woche 2

OrderAI verarbeitet die Belege, wir messen die Zeit je Beleg. Jeder erkannte Beleg liegt neben dem Original, mit allen Fehlern.

Ergebnisrunde

Zeitersparnis hochgerechnet auf Ihr Volumen, Liste der Sonderfälle, Festpreisangebot für den Pilot. Ihr Beitrag: Geschäftsführung oder Vertriebsleitung ist dabei.

OrderAI-Test
Zwei Wochen, Ihre eigenen Belege, ein ehrliches Ergebnis.
Kostenlos, auf 20 bis 25 Ihrer echten Belege. Nicht enthalten sind ERP-Anbindung, Postfach-Integration und Produktivbetrieb.
OrderAI-Test anfragen Timeline: Prozess-Schritte

  1. Belege und Stammdaten

    Woche 1: Sie schicken 20 bis 25 echte Belege und einen Export von Artikel- und Kundenstamm. Wir richten OrderAI darauf ein. Ihr Beitrag: Belege und Export, ein Auftaktgespräch von einer Stunde.

  2. Verarbeitung und Messung

    Woche 2: OrderAI verarbeitet die Belege, wir messen die Zeit je Beleg. Jeder erkannte Beleg liegt neben dem Original, mit allen Fehlern.

  3. Ergebnisrunde

    Zeitersparnis hochgerechnet auf Ihr Volumen, Liste der Sonderfälle, Festpreisangebot für den Pilot. Ihr Beitrag: Geschäftsführung oder Vertriebsleitung ist dabei.

Belege, ERP und Sonderfälle.Was Vertriebsleitung und IT vor einem Projekt im Auftragseingang wissen wollen.
Häufige Fragen

Belege, ERP und Sonderfälle.

Was Vertriebsleitung und IT vor einem Projekt im Auftragseingang wissen wollen.

Bestellungen, Angebote und Anfragen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen. Sie starten mit einer Belegart, die weiteren kommen auf derselben Installation dazu.

Angebunden sind unter anderem SAP, Microsoft Dynamics und proALPHA. Weitere Systeme binden wir über ihre Schnittstellen an, etwa per API, XML, CSV oder EDI.

Sie gehen nicht ungeprüft ins ERP. Jede Position bekommt eine eigene Bewertung. Was nicht eindeutig ist, landet vorgeprüft und mit Begründung bei einem Menschen im Innendienst. Der korrigiert und gibt frei.

In Ihrer eigenen Infrastruktur oder in der Cloud auf deutschen Servern, jeweils als eigene Instanz. Wir arbeiten nach ISO 27001.

Mit dem kostenlosen OrderAI-Test an 20 bis 25 Ihrer echten Belege. Er dauert zwei Wochen und endet mit einem Festpreisangebot für den Pilot. Danach folgen Einführung und Betrieb.

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Sprechen wir über Ihren Auftragseingang.In 30 Minuten klären wir Ausgangslage, Potenzial und den nächsten sinnvollen Schritt.
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In 30 Minuten klären wir Ausgangslage, Potenzial und den nächsten sinnvollen Schritt.

Was Sie erwartet
Ihre Ausgangslage
Sie schildern, wo es heute hakt. Wir fragen nach, bis wir den Ablauf verstehen.
Unsere Einschätzung
Wir sagen offen, ob und wo sich ein Projekt lohnt, auch wenn die Antwort nein ist.
Der nächste Schritt
In der Regel der kostenlose OrderAI-Test mit 20 bis 25 Ihrer Belege.
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Justus Böhlke
Senior Sales Manager
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