Stand: November 2026
SAP und Microsoft liefern inzwischen eigene KI-Funktionen, die Bestellungen aus E-Mails und PDFs in Aufträge umwandeln. Für Unternehmen mit aktueller Cloud-Version und klar strukturierten Bestellungen kann das genügen. Wer ein älteres oder stark angepasstes ERP betreibt oder viele Bestellungen in Kundensprache bekommt, stößt schneller an Grenzen. Die Entscheidung sollte ein Test mit den eigenen Bestellungen treffen, nicht die Produktbroschüre.
Die wichtigsten Punkte:
Für Dynamics 365 Business Central gibt es den Sales Order Agent. Laut Microsoft-Dokumentation behält er ein festgelegtes Postfach im Blick und wertet eingehende Kundenanfragen mit KI aus. Den passenden Kunden sucht er über die E-Mail-Adresse des Absenders in den Kontakten. Daraus bereitet er zunächst ein Angebot vor, aus dem später der Auftrag wird. Ein Mitarbeiter prüft die Schritte des Agenten. Microsoft führt die Funktion in der Dokumentation derzeit als Vorschau, die produktiv eingesetzt werden kann.
Für SAP S/4HANA gibt es eine KI-Funktion zur Auftragsanlage aus unstrukturierten Daten. Der Innendienst lädt eine Bestellung als PDF oder Bilddatei hoch, das System liest die Daten aus und legt eine Auftragsanforderung an, die anschließend in einen Auftrag umgewandelt wird. Für die Public-Cloud-Edition nennt SAP selbst rund ein Drittel weniger manuellen Aufwand bei der Auftragsanlage. Lizenziert wird je nach Edition unterschiedlich, etwa über Joule oder AI Units. Das sollten Sie für Ihre Installation konkret klären.
Wenn Ihre Kunden überwiegend saubere PDF-Bestellungen mit Ihren Artikelnummern schicken und Sie auf einer aktuellen Cloud-Version arbeiten, ist das ein guter erster Versuch.
| Situation | Warum das schwierig ist |
|---|---|
| Bestellungen in Kundensprache, ohne Artikelnummer | Die Zuordnung braucht Synonyme, Kundenartikelnummern und Bestellhistorie, oft auch Merkmale, die im ERP gar kein Feld haben. |
| Sammelpostfächer und wechselnde Absender | Die Kundenerkennung über die Absenderadresse greift nicht, wenn der Einkauf über einkauf@ oder einen neuen Mitarbeiter bestellt. |
| Älteres oder lokal betriebenes ERP | Die neuen Agenten setzen in der Regel aktuelle Cloud-Versionen voraus. Wer Dynamics AX, NAV oder ein älteres SAP betreibt, bekommt sie nicht ohne Migration. |
| Eigene Prüfregeln | Mindestmengen je Kunde, Freigaben ab einem Auftragswert, Sonderpreise: Solche Regeln müssen abbildbar und nachvollziehbar sein. |
| Mehrere ERP-Systeme oder Gesellschaften | Ein ERP-Agent arbeitet in seinem System. Ein gemeinsamer Posteingang über mehrere Systeme ist damit nicht gelöst. |
| Mehr als Bestellungen | Anfragen, Auftragsbestätigungen von Lieferanten oder Lieferscheine laufen über dasselbe Postfach, werden aber anders verarbeitet. |
Unsere Erfahrung aus Kundengesprächen: Bei eindeutig erkennbaren Bestellungen liefern die ERP-Funktionen gute Ergebnisse. Bei Formulierungen wie „11 Kilo Rot, 10-mal“ bleibt die Arbeit beim Innendienst.
| Der ERP-eigene Agent passt eher, wenn … | Eine spezialisierte Lösung passt eher, wenn … |
|---|---|
| Sie eine aktuelle Cloud-Version nutzen | Ihr ERP älter, lokal betrieben oder stark angepasst ist |
| Bestellungen meist strukturiert und mit Ihrer Artikelnummer kommen | viele Bestellungen als Freitext oder mit Kundenartikelnummern kommen |
| das Volumen überschaubar ist | der Innendienst täglich Stunden mit Erfassung verbringt |
| Standardprüfungen des ERP ausreichen | Sie eigene Regeln, Freigaben und ein Protokoll je Beleg brauchen |
| Daten in der Cloud des Herstellers liegen dürfen | die Verarbeitung in Ihrer eigenen Infrastruktur laufen soll |
Beides schließt sich nicht aus. Eine spezialisierte Lösung sitzt vor dem ERP und übergibt fertige Aufträge. Das ERP bleibt das führende System.
Einen Überblick über spezialisierte Anbieter finden Sie in unserem Vergleich der Anbieter für KI-Auftragserfassung in Deutschland.
Für einfache Fälle teilweise ja. Für Unternehmen mit vielen Sonderfällen, älteren Systemen oder eigenen Regeln bisher nicht.
In beiden Fällen ist eine Prüfung durch einen Menschen vorgesehen. Das ist sinnvoll und sollte bei jeder Lösung so sein.
Ja. Wichtig ist, dass Sie von Anfang an mit denselben Testbestellungen messen. Dann sind die Ergebnisse vergleichbar.
Pulsar Technologies setzt KI-Auftragserfassung mit OrderAI um, angebunden an SAP, Microsoft Dynamics und weitere ERP-Systeme. Wir testen mit Ihren echten Bestellungen, damit Sie vergleichen können: orderai.dev. Wie wir den Auftragseingang insgesamt angehen, steht auf der Seite Auftragseingang & Innendienst.