Bestelleingang im Elektrogroßhandel: Warum so viele Bestellungen noch von Hand erfasst werden

Stand: November 2026

Kurz gesagt

Der Elektrogroßhandel hat Shops, Apps und Schnittstellen zur Handwerkersoftware. Trotzdem landet ein großer Teil der Bestellungen weiter im Postfach des Innendiensts: als PDF aus der Software des Installateurs, als kurze Mail von der Baustelle oder als Foto einer Materialliste. Diese Bestellungen sind schwieriger als in vielen anderen Branchen, weil das Sortiment riesig ist, Kunden mit Herstellernummern und Kurzbezeichnungen arbeiten und fast jede Bestellung einen Baustellenbezug hat. Genau deshalb lohnt es sich hier besonders, die Erfassung zu automatisieren.

Wie Elektrobetriebe bestellen

Die ersten beiden Wege sind gelöst. Die Arbeit entsteht bei den übrigen, und die verschwinden nicht, weil sie für den Kunden am bequemsten sind.

Was die Branche besonders macht

• Sehr großes Sortiment: Hunderttausende Artikel, viele davon fast gleich. Ein Schalterprogramm gibt es in Dutzenden Farben und Ausführungen.
• Herstellernummern statt Händlernummern: Der Installateur schreibt die Typenbezeichnung des Herstellers, nicht Ihre Artikelnummer.
• Kurzsprache der Branche: „NYM 3x1,5“, „FI 40/0,03“, „UP-Dose“. Für Fachleute eindeutig, für eine Stichwortsuche nicht.
• Längen und Gebinde: Kabel in Metern, Ringen oder Trommeln. „3 Ringe“ muss in die Einheit des ERP umgerechnet werden.
• Baustelle und Kommission: Fast jede Bestellung gehört zu einem Bauvorhaben, mit eigener Lieferadresse und einem Kommissionstext, der auf Lieferschein und Rechnung stehen muss.
• Zeitdruck: Was bis zum Nachmittag bestellt ist, soll am nächsten Morgen auf der Baustelle sein. Eine Bestellung, die zwei Stunden im Postfach liegt, verpasst die Tour.
• Objektpreise: Für größere Bauvorhaben gelten eigene Konditionen, die bei der Erfassung richtig gezogen werden müssen.

Warum das am Innendienst hängen bleibt

Ein erfahrener Mitarbeiter liest „20 Schalterdosen“ und weiß, welche dieser Kunde immer nimmt. Er erkennt am Absender die Baustelle und kennt den Objektpreis. Dieses Wissen macht den Innendienst wertvoll. Es wird aber zu einem großen Teil für das Abtippen verbraucht.

Gleichzeitig ist der Nachwuchs knapp. Wer neu anfängt, braucht lange, bis er Sortiment und Kunden kennt. In dieser Zeit dauert jede unklare Bestellung doppelt so lang.

Was eine KI-Erfassung hier können muss

1. Fachsprache verstehen: Kurzbezeichnungen in Merkmale übersetzen, also Leitungstyp, Aderzahl, Querschnitt.
2. Herstellernummern zuordnen: auch wenn sie unvollständig oder mit Tippfehler geschrieben sind.
3. Den Kunden berücksichtigen: Welches Schalterprogramm, welche Marke bestellt dieser Betrieb üblicherweise?
4. Einheiten umrechnen: Ring, Trommel, Meter, Verpackungseinheit.
5. Baustelle erkennen: Kommission und Lieferadresse aus Mailtext oder PDF übernehmen.
6. Unsicheres zeigen: Bei mehreren passenden Artikeln einen Vorschlag mit Begründung machen und nicht stillschweigend einen auswählen.
7. Schnell sein: Die Bestellung muss vorbereitet sein, bevor die Tour geplant wird.

Wie die Zuordnung über Merkmale, Synonyme und Bestellhistorie funktioniert, steht im Beitrag PDF-Bestellungen automatisch auf den Artikelstamm im ERP matchen.

Womit Sie anfangen können

1. Zählen Sie eine Woche lang, über welchen Weg Bestellungen kommen. Der Anteil von Mail und PDF ist meist höher als angenommen.
2. Nehmen Sie 50 dieser Bestellungen als Testset, bewusst auch Fotos und Kurzmails.
3. Prüfen Sie, welche Merkmale in Ihrem Artikelstamm als Feld vorliegen und welche nur im Text stehen.
4. Messen Sie die Zeit von der Ankunft der Mail bis zum Auftrag im ERP.
5. Testen Sie eine Lösung mit genau diesem Set.

Häufige Fragen

Wir haben einen guten Shop und Schnittstellen. Reicht das nicht?

Für die Kunden, die sie nutzen, ja. Für alle anderen bleibt das Postfach. Beides ergänzt sich.

Kommt eine KI mit Fotos handgeschriebener Listen zurecht?

In vielen Fällen ja. Entscheidend ist auch hier die Zuordnung zum richtigen Artikel, und unsichere Positionen gehören zur Prüfung an einen Menschen.

Gilt das auch für Sanitär, Heizung und Baustoffe?

Die Muster sind sehr ähnlich: großes Sortiment, Handwerker als Kunden, Baustellenbezug, Zeitdruck. Die Fachsprache ist eine andere.

Pulsar Technologies setzt KI-Auftragserfassung mit OrderAI im technischen Handel um, angepasst an Sortiment und Kundensprache. Wie gut es mit Ihren Bestellungen funktioniert, zeigt ein Test mit Ihren echten Daten: orderai.dev. Wie wir den Auftragseingang insgesamt angehen, steht auf der Seite Auftragseingang & Innendienst.