KI-Proof-of-Concept: zwei Wochen echte Daten statt drei Monate Demo

Kurz gesagt: Ein KI-Proof-of-Concept muss eine einzige Frage beantworten: Läuft das mit unseren echten Daten? Dafür braucht es keine drei Monate und kein großes Budget. Es braucht einen echten Ausschnitt aus dem Alltag, vorher festgelegte Kriterien und eine feste Dauer. Danach steht eine Entscheidung, keine Präsentation.

Warum viele KI-PoCs nichts entscheiden

Fast jedes mittelständische Unternehmen hat inzwischen einen KI-Piloten hinter sich. Viele davon enden gleich: Die Demo war beeindruckend, die Präsentation auch. Und dann passiert nichts.

Das liegt selten an der Technik. Meist liegt es an drei Dingen:

• Musterdaten statt echter Daten. Getestet wird mit ein paar sauberen Beispielen, die jemand extra herausgesucht hat. Im Alltag kommen aber die Bestellung als Handyfoto, die Excel-Liste mit eigenen Artikelnummern und das PDF mit drei Lieferadressen.
• Keine klare Frage. „Wir schauen mal, was KI kann“ ist kein Ziel. Am Ende weiß niemand, ob der PoC erfolgreich war.
• Erfolg heißt „funktioniert irgendwie“. Ohne vorher festgelegte Kriterien wird das Ergebnis nachträglich schöngeredet oder schlechtgeredet, je nachdem, wer gerade fragt.

Ein PoC, der so aufgesetzt ist, kostet Zeit und Vertrauen. Und er macht das nächste KI-Projekt schwerer, weil alle schon einmal enttäuscht wurden.

Die eine Frage, die ein PoC beantworten muss

Ob ein Sprachmodell eine Bestellung lesen kann, ist heute keine offene Frage mehr. Die offene Frage ist eine andere: Funktioniert das mit Ihren Belegen, Ihren Stammdaten und Ihren Sonderfällen?

Genau darauf sollte ein PoC zielen. Alles andere kann warten.

Was in einen guten KI-PoC gehört

Ein echter Ausschnitt aus dem Alltag

Keine ausgesuchten Beispiele, sondern das, was in einer normalen Woche tatsächlich ankommt. Inklusive der unangenehmen Fälle. Wenn ein Teil der Bestellungen als Freitext-Mail kommt, gehören Freitext-Mails in den Test.

Die eigenen Stammdaten

KI im Vertrieb scheitert selten am Lesen. Sie scheitert am Zuordnen: Welcher Kunde ist das? Welcher Artikel ist gemeint, wenn der Kunde seine eigene Bezeichnung verwendet? Deshalb gehört ein Export der Kunden- und Artikelstammdaten von Anfang an dazu. Erst damit zeigt sich, ob die Lösung im echten Betrieb trägt.

Kriterien, die vorher feststehen

Bevor der erste Beleg verarbeitet wird, sollte klar sein, woran Sie den Erfolg messen. Bewährt haben sich drei Fragen:

• Welcher Anteil der Belege wäre ohne Nacharbeit durchgelaufen?
• Welche Fälle gehen zur Prüfung, und ist die Begründung jeweils nachvollziehbar?
• Wie viel Zeit spart Ihr Team pro Beleg gegenüber heute?

Wichtig ist vor allem der zweite Punkt. Ein System, das bei Unsicherheit sauber sagt „das muss ein Mensch prüfen, und zwar aus diesem Grund“, ist im Alltag mehr wert als eines, das bei jedem Beleg selbstbewusst rät.

Eine feste, kurze Dauer

Für einen klar umrissenen Anwendungsfall reichen meist wenige Wochen. Ein PoC, der sich über ein Quartal zieht, ist in der Regel schon ein Projekt ohne Vertrag.

Was nicht in einen PoC gehört

Genauso wichtig ist, was Sie bewusst weglassen:

• Die ERP-Anbindung. Sie kostet Zeit und Abstimmung mit der IT und sagt nichts darüber, ob Erkennung und Zuordnung mit Ihren Daten funktionieren. Die Anbindung kommt danach.
• Eine polierte Oberfläche. Im PoC geht es um Ergebnisse je Beleg, nicht um Bedienkomfort.
• Ein Vertrag mit langer Laufzeit. Wer einen PoC nur mit Rahmenvertrag anbietet, testet vor allem Ihre Bereitschaft zu unterschreiben.

Ein Beispiel: der kostenlose OrderAI-Test

So setzen wir das bei OrderAI um, unserer Lösung, die Bestellungen, Anfragen und andere Belege aus Mail, PDF und Excel geprüft ins ERP bringt:

• Sie schicken uns 20 bis 25 echte Belege mit Anhängen und einen Export Ihrer Stammdaten.
• Nach zwei Wochen zeigen wir Ihnen für jeden einzelnen Beleg, was durchgelaufen wäre, was zur Prüfung gegangen wäre und warum.
• Ihr ERP muss dafür nicht angebunden werden. Ihre Kunden ändern nichts an ihrem Bestellweg.
• Der Test kostet nichts und ist an keinen Vertrag gebunden.

Am Ende steht keine Folienschlacht, sondern eine Liste mit Ihren Belegen und einem klaren Ergebnis je Fall.

Nach dem PoC: drei ehrliche Wege

Ein guter PoC endet mit einer Entscheidung. In der Praxis gibt es drei:

1. Einführen. Die Ergebnisse passen. Dann folgt ein Festpreisangebot für die Einführung mit ERP-Anbindung. Bei OrderAI sind das etwa acht Projekttage pro Prozess, gestartet wird im Prüfmodus.
2. Erst die Daten aufräumen. Der Test zeigt, dass es nicht an der KI hakt, sondern an doppelten Artikeln, fehlenden Kundennummern oder unklaren Einheiten. Dann lohnt es sich, zuerst die Stammdaten in Ordnung zu bringen. Davon profitiert nicht nur die KI.
3. Stoppen. Manchmal ist das Volumen zu klein oder der Prozess zu speziell. Auch das ist ein gutes Ergebnis, wenn es nach zwei Wochen feststeht statt nach einem halben Jahr.

Checkliste für Ihren KI-PoC

• Ist die Frage in einem Satz formuliert?
• Testen Sie mit echten Daten aus dem Alltag, inklusive Sonderfällen?
• Sind die Stammdaten von Anfang an dabei?
• Stehen die Erfolgskriterien fest, bevor der Test startet?
• Ist die Dauer begrenzt und klar, was danach passiert?

Wenn Sie alle fünf Fragen mit Ja beantworten, ist Ihr PoC gut aufgesetzt.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen PoC und Pilot?

Der PoC klärt, ob es mit Ihren Daten grundsätzlich funktioniert. Der Pilot läuft danach im echten Betrieb, mit Anbindung an Ihre Systeme und zunächst im Prüfmodus.

Brauche ich für einen PoC Ressourcen aus der IT?

Kaum. Für den OrderAI-Test reichen echte Belege und ein Export der Stammdaten. Die Belege stellt meist der Fachbereich zusammen, den Export liefert die IT einmalig.

Was passiert mit meinen Daten?

Echte Belege enthalten Daten Ihrer Kunden. Klären Sie deshalb vor jedem PoC mit echten Daten, wo diese verarbeitet werden, und schließen Sie eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. OrderAI läuft auf Wunsch on-premise oder in einer deutschen Cloud, mit einer eigenen Instanz pro Kunde.

Sie wollen wissen, wie Ihre eigenen Bestellungen abschneiden? Jetzt den kostenlosen OrderAI-Test anfragen