Workshop und Use Cases
Gemeinsam mit Optimal Systems und der Stadt Soltau wurden Anwendungsfälle priorisiert und die Architektur der KI-Integration definiert.
Priorisierung
Referenz · Öffentliche Verwaltung · KI-Assistenz
enaio®GPT: KI-Assistenz für eine moderne Verwaltung
Kunde: Stadt Soltau / Optimal Systems
Gemeinsam mit Optimal Systems haben wir für die Stadt Soltau die KI-Assistenz enaio®GPT entwickelt. Die Lösung ist direkt in das Dokumentenmanagementsystem enaio® integriert und erschließt über zwei Millionen Dokumente. Mitarbeitende finden Informationen in Sekunden, bei voller Datensouveränität.
Ergebnis
Was die KI-Assistenz gebracht hat.
Eine Verwaltung, die ihre eigene Aktenlage in Sekunden befragen kann, sicher und nachvollziehbar.
2 Mio+Dokumente
per KI durchsuchbar
enaio®GPT durchsucht den kompletten Bestand semantisch, dazu über 6 Millionen Vorgänge.
Sekundenstatt langer Recherche
Antworten mit Quellenangabe
Anfragen werden in Sekundenschnelle beantwortet, mit Dokumentvorschau und hervorgehobenen Passagen.
0redundante Datenhaltung
KI direkt im ECM
Die Assistenz arbeitet ohne Kopien in einer separaten Vektordatenbank, Embeddings entstehen in Echtzeit.
DSGVOkonform betrieben
Security und Governance
Lokale Datenhaltung, Zugriffskontrolle und Zwei-Faktor-Authentifizierung, abgesichert durch externe Audits.
★★★★★
„Durch die Zusammenarbeit mit Pulsar können wir als Soltauer Stadtverwaltung unsere Vision einer modernen und effizienten Verwaltung mithilfe von künstlicher Intelligenz verwirklichen und Innovationen erfolgreich vorantreiben.”
Thomas Körtge
Leiter Zentrale Dienst (Stadt Soltau)
Ein Blick in die Anwendung
Anfrage stellen, Antwort mit Dokumentvorschau und hervorgehobenen Passagen erhalten, direkt in der gewohnten enaio®-Oberfläche.
Integriert statt daneben gestellt
Die Assistenz lebt im bestehenden System, ohne Eingriff in gewohnte Arbeitsabläufe.
Ausgangslage
Millionen Dokumente, manuelle Suche.
2 Millionen Dokumente, 6 Millionen Vorgänge.
Die Stadt Soltau verwaltet über 2 Millionen Dokumente und 6 Millionen Vorgänge, eine Datenmenge, die mit manuellen Rechercheprozessen kaum noch effizient zu bewältigen war. Die Folge waren zeitintensive Abläufe und eine fehleranfällige Informationssuche. Gleichzeitig stellten die hohen Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit im öffentlichen Sektor besondere Anforderungen an die technische Umsetzung.
Umsetzung
KI im Bestand, nicht daneben
Von der Use-Case-Definition über die RAG-Integration bis zu Schulung und Rollout, mit Datensicherheit als Konstante.
02
Schritt 02
Datenaufbereitung
Über 2 Millionen Dokumente wurden normalisiert und indexiert, für semantische Suche mit Echtzeit-Embeddings ohne redundante Speicherung.
Normalisierung
03
Schritt 03
RAG-Integration und LLM
Die KI greift in Echtzeit auf relevante Dokumente zu und kombiniert sie mit Antworten aus dem Sprachmodell, präzise und nachvollziehbar.
RAGLLM
04
Schritt 04
Integration in enaio®
Die Assistenz wurde vollständig in die bestehende Oberfläche integriert: Eingabefeld, Antwort, Dokumentvorschau, hervorgehobene Passagen.
ECMUI
05
Schritt 05
Security und Governance
Lokale Datenhaltung, Zugriffskontrolle und Zwei-Faktor-Authentifizierung; externe Audits sichern den rechtskonformen Betrieb.
DSGVO2FA
06
Schritt 06
Schulung und Rollout
Nach erfolgreichem Testing wurde die Lösung ausgerollt und die Mitarbeitenden in der Nutzung geschult.
Enablement
Die Lösung dahinter
Wissensassistenten für Ihre eigenen Quellen.
Was in Soltau im Verwaltungsalltag läuft, setzen wir als Wissensassistenten auf Handbüchern, Tickets, Verträgen und Fachdokumenten um, mit Quellenbindung und Rechtekonzept.
- 1
Workshop und Use Cases
Schritt 01: Gemeinsam mit Optimal Systems und der Stadt Soltau wurden Anwendungsfälle priorisiert und die Architektur der KI-Integration definiert.
- 2
Datenaufbereitung
Schritt 02: Über 2 Millionen Dokumente wurden normalisiert und indexiert, für semantische Suche mit Echtzeit-Embeddings ohne redundante Speicherung.
- 3
RAG-Integration und LLM
Schritt 03: Die KI greift in Echtzeit auf relevante Dokumente zu und kombiniert sie mit Antworten aus dem Sprachmodell, präzise und nachvollziehbar.
- 4
Integration in enaio®
Schritt 04: Die Assistenz wurde vollständig in die bestehende Oberfläche integriert: Eingabefeld, Antwort, Dokumentvorschau, hervorgehobene Passagen.
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Security und Governance
Schritt 05: Lokale Datenhaltung, Zugriffskontrolle und Zwei-Faktor-Authentifizierung; externe Audits sichern den rechtskonformen Betrieb.
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Schulung und Rollout
Schritt 06: Nach erfolgreichem Testing wurde die Lösung ausgerollt und die Mitarbeitenden in der Nutzung geschult.
Gespräch buchen
Sprechen wir über KI in Ihrer Verwaltung.
In 30 Minuten zeigen wir, wie ein Wissensassistent auf eigenen Dokumenten antwortet und was in Ihrer Umgebung möglich ist.
Was Sie erwartet
1
Demo an echten Fragen
Wir zeigen, wie ein Assistent auf eigenen Dokumenten antwortet, mit Quellenangabe.
2
Passung prüfen
DMS, Datenschutz, Nutzergruppen: Wir klären, was in Ihrer Umgebung möglich ist.
3
Pilot-Vorschlag
Ein abgegrenzter Dokumentenbestand als Startpunkt, mit klarem Zeitplan.
Meeting-Typ
30 Min · Video-Call
Kennenlerngespräch mit unserem Sales Manager
JB
Justus Böhlke
Senior Sales Manager
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