Was kostet eine manuell erfasste Bestellung? Ein Rechenbeispiel für den Großhandel

Stand: November 2026

Kurz gesagt

Die Kosten einer manuell erfassten Bestellung lassen sich mit vier Zahlen ausrechnen: Anzahl der Bestellungen, Anteil der schwierigen Fälle, Minuten pro Bestellung und Stundensatz. In unserem Beispiel mit 3.000 Bestellungen im Monat kommen 320 Stunden und rund 12.800 Euro zusammen, jeden Monat. Dazu kommen Kosten, die in keiner Auswertung stehen: Fehler, Wartezeit für den Kunden und Angebote, die nicht geschrieben werden. Die Zahlen sind Annahmen. Der Rechenweg ist so gebaut, dass Sie Ihre eigenen Werte einsetzen können.

Die vier Zahlen, die Sie brauchen

1. Bestellungen pro Monat, die per E-Mail, PDF oder Fax kommen und von Hand erfasst werden. EDI und Shop zählen nicht mit.
2. Anteil schwieriger Bestellungen: viele Positionen, Freitext, Kundenartikelnummern, Rückfragen nötig.
3. Minuten pro Bestellung, getrennt nach einfach und schwierig. Am besten eine Woche lang stoppen und nicht schätzen.
4. Stundensatz mit allen Nebenkosten, also Gehalt, Lohnnebenkosten und Arbeitsplatz.

Das Rechenbeispiel

Angenommen wird ein technischer Großhändler mit diesen Werten:

Daraus ergibt sich:

Zwei Dinge fallen auf. Die schwierigen Bestellungen sind nur 30 Prozent der Menge, verursachen aber mehr als die Hälfte der Arbeit. Und 320 Stunden sind etwa zwei Vollzeitstellen, die nichts anderes tun als abtippen.

Was in der Rechnung fehlt

Die reine Erfassungszeit ist der kleinere Teil des Problems. Drei weitere Posten sind schwerer zu messen:

• Fehler: Ein Zahlendreher bei Menge oder Artikel führt zu Falschlieferung, Retoure und Gutschrift. Wenn nur eine von hundert Bestellungen betroffen ist und ein Fehler im Schnitt 60 Euro kostet, sind das im Beispiel weitere 1.800 Euro im Monat.
• Wartezeit: Eine Bestellung, die mittags ankommt und erst am nächsten Morgen erfasst wird, geht einen Tag später raus. An vollen Tagen und in der Urlaubszeit wird daraus mehr.
• Entgangene Arbeit: Wer erfasst, schreibt in dieser Zeit keine Angebote und ruft keine Kunden an. Das ist der teuerste Posten und der, den niemand beziffert. Mehr dazu im Beitrag Wer zuerst antwortet, gewinnt.

Was sich mit KI-Erfassung ändert

Mit einer KI-Lösung tippt der Innendienst nicht mehr ab, sondern prüft Vorschläge. Die Zeit fällt nicht auf null. Wie stark sie sinkt, hängt von Ihren Bestellungen und Stammdaten ab und lässt sich nur mit einem Test feststellen. Zur Veranschaulichung rechnen wir mit einer Annahme weiter: eine Minute für einfache und vier Minuten für schwierige Bestellungen.

In diesem Beispiel werden 225 Stunden im Monat frei. Dem stehen die Kosten der Lösung gegenüber: eine einmalige Einführung und laufende Kosten für Betrieb und Lizenz. Ob sich das rechnet, sehen Sie erst, wenn Sie beide Seiten mit Ihren eigenen Zahlen füllen.

So rechnen Sie mit Ihren Werten

1. Zählen Sie die manuell erfassten Bestellungen eines normalen Monats.
2. Lassen Sie den Innendienst eine Woche lang die Zeit je Bestellung notieren, mit dem Vermerk einfach oder schwierig.
3. Setzen Sie Ihre Werte in die Tabelle oben ein.
4. Schätzen Sie die Fehlerkosten über Retouren und Gutschriften, die auf Erfassungsfehler zurückgehen.
5. Lassen Sie eine Lösung mit rund 50 Ihrer echten Bestellungen testen und messen Sie die Prüfzeit. Erst dann haben Sie die zweite Spalte.

Wo sich der Nutzen zuerst zeigt, lesen Sie im Beitrag KI in der Auftragsverarbeitung: Wo der ROI zuerst sichtbar wird.

Häufige Fragen

Sind vier Minuten pro Bestellung realistisch?

Das ist eine Annahme für eine kurze Bestellung mit bekannten Artikeln. Bei vielen Positionen oder Rückfragen wird es schnell deutlich mehr. Deshalb lohnt es sich, selbst zu messen.

Heißt das, wir brauchen zwei Leute weniger?

In der Praxis geht es selten um Stellenabbau. Die meisten Betriebe finden kaum Leute für den Innendienst und wollen die vorhandenen für Beratung und Angebote einsetzen.

Ab wann lohnt sich die Rechnung überhaupt?

Sobald die Erfassung dauerhaft mehr als eine halbe Stelle bindet, sollten Sie nachrechnen.

Pulsar Technologies testet OrderAI mit Ihren echten Bestellungen und misst dabei die Zeit pro Beleg. Damit haben Sie beide Seiten der Rechnung: orderai.dev. Wie wir den Auftragseingang insgesamt angehen, steht auf der Seite Auftragseingang & Innendienst.