Stand: November 2026
Kurz gesagt
EDI ist für Großkunden mit vielen Bestellungen die beste Lösung. Für die vielen kleineren Kunden rechnet sich eine Anbindung selten, und viele wollen sie auch nicht. Sie bestellen weiter per E-Mail, PDF oder Telefon. Diese Bestellungen machen im Innendienst die meiste Arbeit. Sie verschwinden nicht von selbst. Man kann sie aber so verarbeiten, dass niemand mehr abtippen muss.
Die wichtigsten Punkte:
- EDI erreicht wenige Kunden mit viel Volumen. Der große Rest der Kunden bleibt außen vor.
- Die Bestellung per E-Mail ist für diese Kunden ein Service, den sie schätzen.
- Es gibt vier Wege, mit dem Rest umzugehen. Keiner passt für alle Kunden.
- Entscheiden Sie anhand Ihrer eigenen Zahlen: Wer bestellt wie oft über welchen Kanal?
Warum EDI nicht alle erreicht
Jede EDI-Anbindung ist ein kleines Projekt: Formate abstimmen, Stammdaten abgleichen, testen. Das lohnt sich bei einem Kunden mit Hunderten Bestellungen im Monat. Bei einem Handwerksbetrieb mit drei Bestellungen im Monat lohnt es sich für keine der beiden Seiten. Oft hat der Kunde auch gar kein System, das EDI-Nachrichten erzeugen kann.
Zahlen von Eurostat für 2024 zeigen die Größenordnung: Nur rund jedes sechste Großhandelsunternehmen in der EU bekam überhaupt Bestellungen per EDI, und auf diesen Kanal entfielen etwa 15 Prozent des Umsatzes. Bezeichnend ist auch die Zählweise: Eine von Hand geschriebene Bestell-E-Mail gilt in der Statistik nicht als elektronische Bestellung. Der Kanal, der im Innendienst die meiste Arbeit macht, taucht in den Digitalisierungszahlen also gar nicht auf.
Die E-Mail ist ein Service
Aus Sicht des Kunden ist die E-Mail der einfachste Weg. Er schreibt, was er braucht, hängt vielleicht ein PDF aus seinem System an und ist fertig. Er muss sich nirgends anmelden und keine Artikelnummern suchen.
Wer diesen Kanal abschafft oder erschwert, riskiert, dass der Kunde dort bestellt, wo es bequemer ist. Die Frage ist deshalb nicht, wie Sie die E-Mail-Bestellung loswerden, sondern wie Sie sie intern günstiger machen.
Vier Wege für den Rest
| Weg | Stärke | Grenze |
|---|---|---|
| Shop oder Kundenportal | Der Kunde erfasst selbst, die Bestellung ist sofort strukturiert. | Der Kunde muss sein Verhalten ändern. Viele Stammkunden tun das nicht, auch wenn der Shop gut ist. |
| WebEDI und vereinfachte Anbindungen | Geringere Einstiegshürde als klassisches EDI. | Braucht weiterhin die Mitarbeit des Kunden und lohnt sich erst ab einem gewissen Volumen. |
| Erfassung auslagern | Entlastet den Innendienst sofort. | Externe kennen Ihre Kunden und deren Sprache nicht. Rückfragen und Fehler landen wieder bei Ihnen. |
| KI-Auftragserfassung | Der Kunde ändert nichts. Die Bestellung wird gelesen, zugeordnet und als Auftrag vorbereitet. | Braucht gute Stammdaten und eine Prüfung für unsichere Fälle. Einführung und Betrieb kosten Geld. |
In der Praxis ist es eine Kombination. Großkunden laufen über EDI, ein Teil der Kunden nutzt den Shop, und für alles, was weiter im Postfach landet, übernimmt eine KI die Erfassung.
So finden Sie Ihre Aufteilung
- Kanäle zählen: Wie viele Bestellungen kamen im letzten Monat per EDI, Shop, E-Mail, Telefon und Fax?
- Kunden sortieren: Welche Kunden schicken die meisten E-Mail-Bestellungen? Für die größten davon kann sich EDI doch lohnen.
- Zeit messen: Wie lange dauert eine E-Mail-Bestellung von der Ankunft bis zum Auftrag im ERP? Messen Sie einfache und schwierige getrennt.
- Rechnen: Anzahl mal Minuten ergibt die Stunden pro Monat, die heute für Erfassung draufgehen. Das ist die Größe, gegen die jede Lösung antreten muss.
- Testen: Prüfen Sie eine KI-Lösung mit rund 50 echten Bestellungen aus diesem Rest und messen Sie die Zeit erneut.
Warum beim Testen nicht das Auslesen entscheidet, sondern Zuordnung und Prüfung, steht im Beitrag KI-Auftragserfassung im technischen Handel.
Häufige Fragen
Ersetzt KI-Auftragserfassung EDI?
Nein. Wo EDI läuft, ist es schneller und sicherer als alles andere. KI-Auftragserfassung ist für die Bestellungen gedacht, die EDI nie erreichen wird.
Wir haben einen guten B2B-Shop. Warum bestellen Kunden trotzdem per E-Mail?
Weil ihr eigenes System die Bestellung als PDF erzeugt und der Einkäufer sie nur weiterleiten muss. Alles andere wäre für ihn doppelte Arbeit.
Ab welchem Volumen lohnt sich das?
Das hängt von der Zeit pro Bestellung ab. Wenn im Innendienst mehrere Personen täglich Stunden mit Erfassung verbringen, lohnt sich die Rechnung in jedem Fall.
Was ist mit telefonischen Bestellungen?
Die bleiben zunächst beim Menschen. Viele Betriebe bitten Kunden nach dem Anruf um eine kurze Mail zur Bestätigung. Diese lässt sich dann wie jede andere Bestellung verarbeiten.
Quelle
- Eurostat-Zahlen zu Bestellkanälen in EU-Unternehmen 2024, zusammengefasst bei Wikifarmer
Pulsar Technologies hilft Unternehmen im B2B-Handel, den Auftragseingang über alle Kanäle zu ordnen: mit Shops und Portalen und mit OrderAI für alles, was im Postfach ankommt. Mehr dazu auf der Seite Auftragseingang & Innendienst und unter orderai.dev.