Stand: November 2026
Kurz gesagt
Auf jede Bestellung beim Lieferanten folgt eine Auftragsbestätigung, meist als PDF per E-Mail. Darin stehen oft andere Termine, Preise oder Mengen als bestellt. Wer diese Abweichungen nicht sofort bemerkt, erfährt davon erst, wenn die Ware fehlt oder die Rechnung nicht passt. Der Abgleich lässt sich automatisieren: Die Bestätigung wird gelesen, der Bestellung im ERP zugeordnet und Position für Position verglichen. Menschen sehen dann nur noch die Abweichungen.
Die wichtigsten Punkte:
- Viele Betriebe prüfen Auftragsbestätigungen nur stichprobenartig oder gar nicht, weil die Zeit fehlt.
- Die wichtigste Information ist der bestätigte Liefertermin. Er gehört ins ERP, nicht ins Postfach.
- Automatischer Abgleich braucht Toleranzen: Was gilt als Abweichung, was nicht?
- Der Nutzen liegt weniger in gesparter Tipparbeit als in früher erkannten Problemen.
Was in der Praxis passiert
Der Einkauf löst eine Bestellung aus. Stunden oder Tage später kommt die Bestätigung des Lieferanten. Jetzt müsste jemand die Bestellung im ERP öffnen und vergleichen. Bei 20 Positionen dauert das, und es kommen jeden Tag Dutzende solcher Mails.
Also wird abgekürzt. Die Bestätigung wird abgelegt, vielleicht kurz überflogen. Im ERP steht weiter der Wunschtermin und nicht der bestätigte.
Welche Abweichungen vorkommen
| Abweichung | Folge, wenn sie unbemerkt bleibt |
|---|---|
| Späterer Liefertermin | Der Vertrieb sagt dem eigenen Kunden einen Termin zu, der nicht zu halten ist. |
| Teillieferung statt Gesamtmenge | Die Disposition plant mit Ware, die nicht kommt. |
| Anderer Preis | Fällt erst bei der Rechnungsprüfung auf, mit Klärungsaufwand auf beiden Seiten. |
| Ersatz- oder Nachfolgeartikel | Es kommt etwas anderes als bestellt, womöglich mit anderer Verpackungseinheit. |
| Position fehlt in der Bestätigung | Niemand merkt, dass ein Artikel gar nicht bestätigt wurde. |
| Andere Liefer- oder Zahlungsbedingungen | Zusatzkosten für Fracht oder Mindermengen. |
So läuft der automatische Abgleich
- Eingang erkennen: Die Mail wird als Auftragsbestätigung eingeordnet und von Rechnungen, Lieferavisen und Rückfragen getrennt.
- Bestätigung lesen: Lieferant, Ihre Bestellnummer, Positionen mit Artikel, Menge, Preis und Termin.
- Bestellung finden: über die Bestellnummer. Fehlt sie, über Lieferant, Artikel und Zeitraum.
- Positionen zuordnen: Der Lieferant nennt seine eigene Artikelnummer. Sie muss auf Ihre Bestellposition abgebildet werden.
- Vergleichen: Menge, Preis und Termin je Position, dazu die Bedingungen im Kopf.
- Bewerten: Liegt die Abweichung innerhalb der Toleranz, wird sie übernommen. Liegt sie außerhalb, geht sie an den Einkauf.
- Zurückschreiben: Bestätigte Termine und Mengen werden im ERP eingetragen.
Was Sie vorher festlegen müssen
Die Technik ist der kleinere Teil. Wichtiger sind die Regeln:
- Toleranzen: Ist ein Tag später in Ordnung? Fünf Cent Preisunterschied? Gilt das für alle Lieferanten oder nur für manche?
- Zuständigkeit: Wer bekommt welche Abweichung? Der Einkäufer, der Disponent, bei Kundenaufträgen auch der Vertrieb?
- Reaktion: Was soll bei einer Abweichung passieren: nur Hinweis, Aufgabe im ERP oder ein Antwortentwurf an den Lieferanten?
- Übernahme: Welche Werte dürfen ohne Prüfung ins ERP geschrieben werden?
Was sich dadurch ändert
- Der Einkauf sieht morgens eine Liste der Abweichungen und nicht mehr ein Postfach voller PDFs.
- Im ERP stehen bestätigte Termine. Vertrieb und Disposition arbeiten mit Daten, die stimmen.
- Fehlende Bestätigungen fallen auf: Zu welcher Bestellung liegt nach drei Tagen noch nichts vor?
- Preisabweichungen werden geklärt, bevor die Rechnung kommt.
So fangen Sie an
- Sammeln Sie 50 Auftragsbestätigungen mit den zugehörigen Bestellungen.
- Vergleichen Sie sie einmal von Hand und zählen Sie die Abweichungen. Das Ergebnis überrascht fast immer.
- Legen Sie für die fünf wichtigsten Lieferanten Toleranzen fest.
- Klären Sie, wie bestätigte Termine ins ERP geschrieben werden können.
- Starten Sie mit diesen Lieferanten und erweitern Sie dann.
Häufige Fragen
Unsere großen Lieferanten bestätigen per EDI. Brauchen wir das dann noch?
Für diese Lieferanten nicht. Der Abgleich lohnt sich für alle anderen, die weiter PDFs schicken, und das sind meist die meisten.
Was, wenn die Bestellnummer in der Bestätigung fehlt?
Dann wird über Lieferant, Artikel, Mengen und Datum gesucht. Ist die Zuordnung nicht eindeutig, entscheidet ein Mensch.
Ist das dasselbe wie die Rechnungsprüfung?
Das Prinzip ist ähnlich, der Zeitpunkt ein anderer. Die Auftragsbestätigung kommt früh genug, um noch zu reagieren. Bei der Rechnung ist die Ware schon da.
Pulsar Technologies erweitert OrderAI derzeit um den Abgleich von Auftragsbestätigungen. Wenn das Thema bei Ihnen ansteht, sprechen Sie uns an, gern mit einigen Ihrer Belege: orderai.dev. Wie wir Belege aus dem Postfach insgesamt angehen, steht auf der Seite Auftragseingang & Innendienst.